Deine Marke ist dein wichtigster Partner in Crime, wenn es darum geht, in wenig Zeit viel zu erreichen. Egal, ob es um das Erstellen neuer Inhalte geht, ums Sichtbar werden oder um die Kundengewinnung…eine starke Brand hilft dir, den Fokus zu behalten, deinen Expertenstatus zu stärken und nachhaltig zu wachsen.
Unser aller Tag hat 24 Stunden. Und niemand macht sich selbständig, um nonstop zu arbeiten. Auch eine kürzlich gemachte Umfrage in meiner Community bestätigte genau das:
Wir wollen direkt mit unseren Kunden arbeiten. DAS ist der Grund, weswegen wir losgegangen sind. Leider haben viele aber das Gefühl, in administrativen Tätigkeiten, in Social Media Gesposte und der Erstellung von neuen Inhalten zu ertrinken.
Viel eher wollen wir unsere Träume verwirklichen – natürlich beruflich, aber auch privat.
Ich selbst führe mein Business seit 2016 bei durchschnittlich 25 Wochenstunden – ich erreiche in halb so viel Zeit doppelt so viel (oder mehr) als die meisten. Weil es um eine starke Marke, um Fokus und um Leidenschaft geht.
Do not manage your time, manage your focus!
Ich habe auch schon mal einen Artikel zum Thema „Wieso du Auszeiten brauchst, um erfolreich zu sein“ geschrieben.
Ich freue mich sehr, daß Struktur-Expertin Susanne Schaffer einen umfangreichen Gastartikel mit wertvollen organisatorischen Tipps verfasst hat, die du direkt umsetzen kannst und die jeder Selbständigen tagtäglich dabei helfen, keine unnötige Zeit zu verschwenden.
Sondern stattdessen sogar wertvolle Zeit zu sparen:
In halb so viel Zeit doppelt so viel erreichen? Ja, das geht!
„Ich habe keine Zeit.“ – „Warum renne ich nur immer der Zeit hinterher?“ – „Ach hätte mein Tag doch nur 48 Stunden!“… Kennst du solche Gedanken von dir?
Verständlich, denn Zeit ist einfach eine der wichtigsten Ressource, die wir in der Selbstständigkeit haben. Ach, was sage ich – die wir im Leben haben!
Leider vergeht die Zeit im Business oft viel zu schnell:
Stundenlang an Social-Media-Postings sitzen oder ewig überlegen, welches Projekt heute eigentlich dran ist … Schnell ist ein Tag im Business rum. Genauso schnell sind Überstunden gemacht, die wir von der wertvollen Zeit mit unseren Lieben abzwacken.
Aber das geht auch anders!
Wir können unsere Zeit besser organisieren – nämlich so, dass wir alles Wichtige geschafft kriegen (wie z. B. an unserer Positionierung und Marke arbeiten – Theresa wird mir bestimmt recht geben 😄) und trotzdem mit gutem Gewissen Feierabend machen.
So, dass wir sogar eine Stunde pro Tag sparen können.
Wie das geht? Das verrate ich dir in diesem Artikel:
2 Gründe, warum die Zeit so schnell verfliegt
Kommen wir doch erst noch mal zur Frage, warum Selbstständige häufig mit ihrer Zeit struggeln und länger arbeiten, als sie eigentlich wollen.
In der Einleitung hatte ich die zwei häufigsten Ursachen bereits angedeutet:
Perfektionismus:
Du sitzt vielleicht zu lange an einer Aufgabe, weil du sie besonders gut machen möchtest. Wie eben Social-Media-Postings oder die dazugehörigen Grafiken bis ins letzte Detail ausarbeiten. Perfektionismus lässt grüßen!
Es ist zwar löblich und auch verständlich, dass du eine gute Qualität für deine Zielgruppe abliefern möchtest. Frisst aber zu viel Zeit und steht oft nicht im Verhältnis zum Ergebnis. Was stattdessen hilft: Nicht alles bis ins kleinste Detail perfektionieren, sondern es bei 80 % „gut sein lassen“.
Fehlender Fokus
Wo auch viel Zeit verloren geht: Vielleicht überlegst du manchmal recht lang, welche Aufgaben du heute erledigen solltest. Die Ursache liegt bei fehlendem Fokus. Sprich: Dir fehlt ein guter Überblick über das große Ganze, es fehlt ein roter Faden. Und so sitzt du dann morgens vor deiner To-do-Liste und tust dir schwer damit, die Aufgaben auszusuchen, die als Nächstes Sinn ergeben.
Auch das ist sehr verständlich und ging mir früher genauso. Im Business haben wir ja auch viele Aufgaben zu erledigen, die auch noch ganz unterschiedlicher Natur sind:
- die Leistung für unser Kund*innen erbringen
- Buchhaltung
- Orga
- Marketing
- an unserem Business arbeiten (Positionierung & Co.)
Alles scheint gleich wichtig und dringend. Niemand sagt uns, was wir zu tun haben – wie es früher in der Anstellung vielleicht unsere Chef*innen getan haben. Das ist manchmal Fluch und Segen zugleich, oder? Und kann ganz schön lange dauern.
Gut, wir wissen jetzt also, was zwei der größten Ursachen sind, dass die Zeit im Business „nur so verfliegt“: Perfektionismus und fehlender Fokus.
Vier Tipps, die dir dabei helfen, deine Zeit besser zu organisieren und bis zu eine Stunde pro Tag einzusparen
Wie du möglicherweise schon vermutet hattest, hängen diese Tipps mit fehlenden Strukturen zusammen. Ja, Strukturen sind es, die uns dabei helfen können, Zeit zu sparen. Fangen wir mit der ersten Struktur an:
Plane regelmäßig im Business
Wie eben erwähnt, fehlt vielen Soloselbständigen ein roter Faden. Fokus. Den stellst du vor allem durch regelmäßiges Planen her.
Vielen Selbstständigen fehlt ein roter Faden. Fokus.
Klingt erst mal unsexy, ich weiß. Kann aber zu einem richtigen Gamechanger werden, wenn es darum geht, deine Zeit besser zu organisieren. Denn schauen wir uns doch mal an, was wir beim Planen eigentlich machen:
- Wir blicken regelmäßig (im Jahr, Quartal, Monat, Woche) zurück und schauen, was (nicht so) gut lief. Daraus können wir Schlüsse für die Zukunft ableiten. (Und auch direkt Zeit sparen, wenn wir z. B. merken, dass dieser eine Social-Media-Kanal uns gar nichts bringt und wir lieber erfolgreichere Marketingkanäle fokussieren. Zack, Zeit gespart!)
- Dann legen wir unsere Ziele fest und planen, wie wir sie erreichen wollen. Dabei werfen wir einen Blick auf die verfügbare Zeit. Denn Selbstständige mit kleinen Kindern und Beutreuungsaufgaben haben per se vielleicht erst mal weniger Zeit als Selbstständige ohne Familie.
Wenn du also Ziele gesetzt und einen Plan erstellt hast, hast du Fokus. Du kannst im Alltag schneller entscheiden, ob du zu dieser oder jener Kooperationsanfrage Ja oder Nein sagst. Zahlt sie auf deine Ziele ein? Du kannst leichter Prioritäten setzen.
Vor allem aber organisierst du deine Zeit besser, wenn du das Planen optimal mit der nächsten Struktur verknüpfst:
Organisiere dich übersichtlich
Damit meine ich eine übersichtliche Organisationsstrukur: übersichtlicher Kalender, Prozesse & Checklisten, Kalender, gut beschriftete Ordner & Dateien, Vorlagen.
Aber vor allem eine übersichtliche To-do-Liste inkl. automatischer Erinnerungen
Auf den letzten Punkt möchte ich hier noch etwas mehr eingehen: Denn eine gute To-do-Liste kann dir wirklich dabei helfen, deine Zeit besser zu organisieren. Wenn du eben auf einen Blick weißt, was heute ansteht. Wenn du siehst: Okay, wenn ich diese drei Dinge erledigt habe, war mein Tag erfolgreich und ich kann mit gutem Gewissen Feierabend machen.
Das entsteht dadurch, dass deine Quartals-, Monats- und Wochenziele auf deiner To-do-Liste vermerkt sind. Außerdem dadurch, dass die Liste zeitlich aufgebaut ist, anstatt dass sie 350 Meter lang ist und du das Ende gar nicht absehen kannst.
Im empfehle dir übrigens, deine Business-To-do-Liste in einem Projektmanagement-Tool aufzubauen. Ich nutze die kostenlose Trello-Version, aber auch andere Tools wie z. B. Asana, Monday oder Notion sind möglich
Strukturiere deinen Tag und deine Woche
Das ist also eine Struktur, wo du deinen Tag bzw. deine Woche aufteilst. Aufteilst in:
- Arbeitszeit vs. Freizeit (Arbeitszeiten definieren)
- Blöcke, in denen du für Kund*innen vs. für dein Business arbeitest (Timeboxing)
- produktive vs. weniger produktive Phasen (nach deiner Energie)
Vor allem die letzten zwei Punkte helfen Selbstständigen sehr, ihre Zeit besser zu organisieren. Was ich genau damit meine, ist das Timeboxing-Prinzip – du arbeitest nach einem Art „Stundenplan“ für dein Business. Aber eben nicht wie früher in der Schule mit einem Stundenplan, der von außen vorgegeben wird. Sondern den du dir selbst so erarbeitest, dass er perfekt auf deine Situation zugeschnitten ist.
Hier kommen dann auch die produktiven Phasen ins Spiel. Lass mich das Ganze an einem Beispiel erklären:
Nehmen wir das Beispiel von Dora:
Dora ist Designerin und schläft gerne lange. Morgens ist sie müde und nicht kreativ. Dora sollte ihre Woche dann nicht so „bauen“, dass sie morgens sehr komplexe Tätigkeiten ausübt. Stattdessen sollte sie später mit dem Arbeiten anfangen und dann vielleicht erst mal Rechnungen und Angebote schreiben oder E-Mails beantworten. Nach einer Pause blüht Dora auf und ist fit und kreativ. Diese produktive Phase sollte sie dann nutzen, um z. B. einen neuen Artikel für ihren Blog zu schreiben. Und natürlich um Designs für ihre Kund*innen zu erstellen.
Mit einem Blick in ihren Kalender weiß sie dann: „Ah, heute ist Dienstag. Dienstagnachmittag ist immer meine CEO-Zeit.“ Hier fällt dann wieder das Überlegen weg, welche Tätigkeiten Dora ausübt. Ein Blick in ihre übersichtliche To-do-Liste zeigt ihr, was jetzt dran ist. Weil sie fit und kreativ ist, geht ihr die Aufgabe zweimal so schnell von der Hand, als wenn sie es an ihrem müden Morgen gemacht hätte.
Du siehst: Dora und auch andere Soloselbstständige können Aufgaben schneller abarbeiten, wenn sie sie in ihrer richtigen Energie angehen. Ich, Susanne, schreibe diesen Gastartikel für Theresa gerade an einem Vormittag. Denn das ist meine produktive Zeit. Wann bist du besonders produktiv?
Steuere deine Kommunikation
Kommen wir noch zur vierten und letzten Struktur, die Soloselbstständigen hilft, ihre Zeit besser zu organisieren. Ich halte mich auch kurz, damit du zeitnah mit diesem Artikel hier fertig bist. 😉
Was meine ich also damit, die Kommunikation zu steuern? Im Endeffekt, für dich zu definieren, wann du wie schnell für wen wo erreichbar bist.
Damit verhinderst du, dass du samstags um 16 Uhr noch auf E-Mails antworten musst. Und dass du ein ewiges E-Mail-Ping-Pong-Spiel hast, um Termine zu vereinbaren.
Was da konkret hilft? Ein Terminbuchungstool, klare Erreichbarkeitszeiten und Struktur, wann und wie (schnell) du erreichbar bist.
Auf all deinen Kanälen kommunizierst du z. B., dass du werktags innerhalb von 48 Stunden antwortest. Anstatt nachts innerhalb von fünf Minuten. Das hilft dir, deine Zeit zu organisieren, indem du dann E-Mails gebündelt beantwortest (zu einer Zeit, du vielleicht nicht so energiegeladen bist), anstatt immer schnell reagierst.
Du bist deine eigene Chefin und darfst festlegen, wann du wie kommunizierst. Schreib das z. B. auf deine Website und in deine E-Mail-Signatur und keiner wird dir böse sein, dass du nicht sofort reagierst. Im Gegenteil: Oft wirkt das sogar professioneller!
(Unprofessionelles Verhalten habe ich erlebt, als ich letztes Jahr auf der Suche nach einem Coaching war. In diesem Blogartikel erzähle ich dir, was ich da für Erfahrungen gemacht habe und wie es besser geht: „6 wichtige Learnings von meiner Suche nach einem Coaching“.)
So, das waren sie auch schon: die vier wichtigen Strukturen, die dir helfen, deine Zeit besser zu organisieren. Kommen wir doch noch zu einem Fazit:
Fazit: So kannst du deine Zeit besser organisieren
Lass mich noch mal die vier Strukturen zusammenfassen, die dir helfen, deine Zeit besser zu organisieren und Zeit in deinem Business zu sparen:
- Plane regelmäßig im Business
- Organisiere dich übersichtlich
- Strukturiere deinen Tag und deine Woche
- Steuere deine Kommunikation
Aber vielleicht fragst du dich noch: Aber Susanne, wie kommst du jetzt auf die eine gesparte Stunde? Lass uns noch flott nachrechnen:
- Du verschaffst dir morgens einen Überblick: ohne gute To-do-Liste: 10 Minuten 👉 mit guter To-do-Liste: 4 Minuten
- Du überlegst, welches Projekt dran ist: ohne Planung: 12 Minuten 👉 mit Planung: 3 Minuten
- Du suchst Notizen & Dateien: ohne Ordnung: 14 Minuten 👉 mit Ordnung: 2 Minuten
- Du erstellst 1 Posting: ohne Plan & Vorlagen: 40 Minuten 👉 mit Plan & Vorlagen: 18 Minuten
- Du vereinbarst einen Termin:ohne Terminbuchungstool: 7 Min. 👉 mit Terminbuchungstool: 2 Min.
- Du erledigst eine seltene Aufgabe: ohne Checkliste: 50 Minuten 👉 mit Checkliste: 33 Minuten
Ohne Strukturen dauern diese Aufgaben ganze 2:13 Stunden, während es mit Strukturen nur 1:02 Stunden dauert.
Sprich: Du hast eine gute Stunde gespart. Deshalb lege ich Selbstständigen Strukturen wirklich ans Herz, um in ihrem Business schneller voranzukommen. So können sie die verbleibende Zeit für ihre Freizeit nutzen und mit ihren Lieben verbringen.
Wenn du übrigens noch weitere Stellschrauben kennenlernen möchtest, wie du Zeit sparen kannst, empfehle ich dir meine Zeitspar-Checkliste für 0 €. In fünf Minuten findest du heraus, wo bei dir noch viel Zeit verloren geht und wo du stattdessen Zeit sparen kannst, um wieder mehr Freizeit zu genießen.
Viel Spaß und Erfolg beim Zeitsparen! ⌛
Susanne Schaffer ist Struktur-Schafferin für Soloselbstständige und zeigt dir, wie du deinen Business-Alltag strukturierst, damit du mehr geschafft kriegst und trotzdem entspannte Feierabende mit gutem Gewissen genießen kannst.
Auf ihrer Website oder in ihrem Podcast „Strukturiert selbstständig“ erfährst du mehr über sie.
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